Van Portugal tot procesoptimalisatie: vier opvallende parallellen

In onze blogs hebben we het meestal over Process Mining, procesoptimalisatie en hoe SIXO organisaties helpt bij het verbeteren van hun bedrijfsprocessen. Deze keer pakken we het eens anders aan. Pieter den Hollander, vertelt over zijn verhuizing naar Portugal en de verbouwing van zijn huis in de bergen. Welke parallellen ziet hij tussen het verbouwen van een huis en procesoptimalisatie? En welke inzichten uit zijn werk bij SIXO hebben geholpen bij het opbouwen van zijn nieuwe leven daar?

Wanneer het persoonlijk wordt: van Utrecht naar de Portugese bergen

Een prachtig oud stenen huis op vier hectare land, met olijfbomen, kersenbomen, vijgenbomen en een adembenemend uitzicht dat kilometers ver reikt. Het klinkt als een beschrijving van Airbnb, maar het is mijn huidige woonplek in de bergen van Portugal.

Waar mijn ervaring is dat we in Nederland vaak amper weten wie er aan de overkant van de straat woont, maak ik hier deel uit van een hechte gemeenschap. Mijn achterbuurman is eigenaar van een van de bekende wijnhuizen in de regio, Quinta da Lomba. En rondom wonen lokale boertjes die al generaties lang het land bewerken. De dames in het dorp zijn altijd in voor een praatje, al kan ik met mijn beginnende Portugees niet altijd hun binnensmonds gemompel verstaan. Maar met handen en voeten komen we ver en de taalbarrière staat de gemeenschapszin niet in de weg.

De kwaliteit van leven is hier simpelweg hoger. Niet alleen door het klimaat, de natuur, en die verbondenheid met de medemens, maar ook door de manier waarop ze hier met het leven omgaan. En wat ook helpt: hier betaal je voor een koffie 80 cent, en met z’n tweeën inclusief wat lekkers ben je hooguit 5 euro kwijt. In Nederland krijg je daar amper één bakkie troost voor.

De uitdaging: een complete huisverbouwing

Tot zover de romantiek van het leven in Portugal, maar geloof me: het realiseren ervan was een ander verhaal. Het oude stenen huis had een grondige verbouwing nodig. Alles moest vernieuwd: elektriciteit, watertoevoer en -afvoer, een nieuwe septic tank, letterlijk alles moest worden aangepakt. Een masterclass in flexibiliteit, geduld en improvisatie. Ik dacht dat ik aardig wat wist van procesoptimalisatie, maar een mens blijkt nooit te oud om te leren. Het is ons gelukt, en hoe, maar de parallellen met mijn werk waren soms pijnlijk duidelijk.

Parallel 1: Cultuurverschillen en lokale werkwijzen begrijpen

In Portugal wordt er anders gewerkt dan in Nederland, claro. Hier bekijken ze de planning dag voor dag, met een beetje geluk week voor week, maar maanden vooruitplannen? Daar doen Portugezen niet aan. Het begrijpen en respecteren van dergelijke verschillen is heel belangrijk wil je een project doen slagen. Dit is niet anders dan in organisaties waar mensen met verschillende culturele achtergronden moeten samenwerken.

Parallel 2: Afhankelijkheid van kritieke resources

Mijn verbouwingsteam bestond uit een vader en zoon die per se met elkaar wilden werken. Harde werkers, niets mis mee, maar toen de vader een meniscusoperatie moest ondergaan, lag het werk drie maanden stil. Dit illustreert perfect hoe afhankelijk processen kunnen zijn van specifieke mensen of middelen, en hoe duidelijk die kwetsbaarheid wordt als het misgaat. In bedrijven wil je ook niet dat sleutelprocessen afhankelijk zijn van een enkele expert.

Parallel 3: Het belang van netwerken

In Portugal is je netwerk belangrijker dan geld. Toen we een nieuwe septic tank nodig hadden, regelde de loodgieter via via een graafmachine, iets waar je normaal gesproken maanden op zou moeten wachten. Dat is dankzij een persoonlijke relatie, niet omdat je met plata (geld) loopt te wapperen. In Nederland moet je vaak eerst betalen voordat er überhaupt iemand bij je komt kijken. Maar, of je nu in Nederland of in Portugal zit, als je processen wilt optimaliseren, is goed stakeholdermanagement onmisbaar. Weten wie de juiste personen zijn, goede relaties onderhouden en je netwerk activeren op het juiste moment, dat maakt vaak het verschil tussen stagnatie en succes.

Parallel 4: Flexibiliteit als kerncompetentie

Of het nu gaat om een verbouwing in Portugal of het optimaliseren van bedrijfsprocessen, flexibiliteit is onmisbaar. Toen we geen gipsplaten konden krijgen omdat ze in de lokale bouwmarkt uitverkocht waren, improviseerden we met wat wel beschikbaar was. Toen bleek dat de elektricien een week later kwam dan gepland, schoven we gewoon andere werkzaamheden naar voren.

In Nederland worden we bijna allergisch van dit soort onverwachte wendingen – we willen alles dichtgetimmerd hebben. Hier in Portugal leer je snel dat het leven anders loopt dan gepland, en dat dit helemaal niet erg hoeft te zijn. Sterker nog, soms leidt het tot betere oplossingen. Dit geldt net zo goed voor bedrijfsprocessen: organisaties die kunnen meebewegen met veranderingen en niet vastzitten in rigide systemen, zijn vaak succesvoller op de lange termijn. Flexibiliteit is niet alleen een vaardigheid, het is een mentaliteit.

Een blik vooruit

Deze parallellen tussen mijn Portugese verbouwingsavontuur en procesoptimalisatie zijn niet toevallig. In mijn volgende blog vertel ik hoe ik concrete inzichten uit mijn werk bij SIXO bewust heb toegepast op deze verbouwing, en hoe dat soms verrassende resultaten opleverde.

En als ik vanaf mijn berg uitkijk over de vallei, met een glaasje Dão van de buurman in de hand, besef ik: soms moet je letterlijk afstand nemen om dingen helder te zien. Dat geldt voor verbouwingen, voor procesoptimalisatie, én voor het leven zelf. Wordt vervolgd…

Pieter den Hollander