ERP-integratie na fusie: Procesoptimalisatie vóór systeemconsolidatie

Een grootschalige studie gepubliceerd in Newsweek[1] analyseerde meer dan 40.000 overnames en concludeerde dat ongeveer 70% van de fusies en overnames er niet in slaagt de verwachte synergiën, omzetgroei en marktuitbreiding te realiseren. Bij veel van deze mislukte integraties speelt een overhaaste samenvoeging van IT-systemen een hoofdrol. De praktijk leert dat organisaties die eerst hun processen optimaliseren voordat ze systemen samenvoegen, aanzienlijk succesvoller zijn. In deze blog vertelt Pieter den Hollander, waarom procesoptimalisatie de belangrijke eerste stap vormt bij ERP-integratie na een fusie of overname.

De uitdaging: twee verschillende ERP-systemen, één organisatie

Na een fusie of overname blijven bedrijven vaak met meerdere ERP-systemen werken. Voor jou als CFO ontstaat dan een strategisch dilemma: consolideren naar één systeem of deze systemen integreren via een oplossing zoals iPaaS? Beide opties brengen uitdagingen met zich mee.

Het samenvoegen tot één systeem klinkt logisch, maar vraagt een forse investering en brengt operationele risico’s met zich mee. Integreren via iPaaS is minder ingrijpend, maar biedt vaak alleen oppervlakkige verbindingen tussen systemen zonder de onderliggende processen te harmoniseren.

Wat veel organisaties onderschatten, is dat zelfs bij identieke ERP-types zoals SAP, processen en datastructuren fundamenteel verschillen. Een SAP-implementatie in bedrijf A volgt zelden dezelfde logica als in bedrijf B – ze zijn op maat gemaakt voor elk bedrijf, wat harmonisatie compliceert.

Begin met inzicht in je huidige processen

Voor je investeert in systeemconsolidatie of -integratie, is het zaak eerst te begrijpen hoe je huidige processen daadwerkelijk verlopen. Dit is waar Process Mining zijn waarde bewijst.

In de praktijk blijkt dat processen die in theorie vergelijkbaar lijken, in werkelijkheid sterk kunnen verschillen. Wat op papier hetzelfde proces lijkt, kan in de praktijk tientallen varianten hebben. Denk aan inkoopprocessen waar in het ene bedrijfsonderdeel wellicht met inkooporders wordt gewerkt, terwijl het andere deel een volledig ander goedkeuringsproces hanteert. Deze fundamentele verschillen kunnen bij een overhaaste systeemintegratie leiden tot grote problemen.

Process Mining analyseert de digitale sporen in je systemen en creëert een objectieve visualisatie van hoe processen echt verlopen – niet hoe ze zouden moeten verlopen volgens handboeken of procesbeschrijvingen. Dit geeft je als CFO een betrouwbaar fundament voor besluitvorming.

Data-integriteit als kritieke succesfactor

Een van de grootste uitdagingen bij ERP-integratie is het waarborgen van data-integriteit. Verschillende systemen hanteren eigen datastructuren en taxonomieën, wat fouten, duplicaten en vertragingen kan veroorzaken bij migratie.

Voordat je systemen samenvoegt, breng je met Process Mining in kaart welke gegevens essentieel zijn, waar kwaliteitsproblemen bestaan en welke datadefinities je moet standaardiseren. Hiermee voorkom je dat vervuilde data je nieuwe, geïntegreerde systeem binnendringt.

Vooral in de food & beverage-sector kan dit het verschil maken. Denk aan een situatie waarbij allergeeninformatie in het ene ERP-systeem wordt vastgelegd op receptuurniveau, terwijl het andere systeem dit op ingrediëntniveau doet. Of waarbij één systeem “sporen van noten” automatisch toevoegt aan producten uit een bepaalde productielijn, terwijl het andere systeem dit alleen handmatig registreert. Een directe datamigratie zonder harmonisatie zou kunnen leiden tot ontbrekende allergeeninformatie op verpakkingen, compliance-problemen met de Europese etiketteringswetgeving en potentieel kostbare terugroepacties.

Procesharmonisatie: standaardiseer waar mogelijk, differentieer waar nodig

Bij systeemintegratie is standaardisatie van processen belangrijk, maar niet tegen elke prijs. Sommige processen verschillen om legitieme redenen – bijvoorbeeld door specifieke klanteisen of lokale wetgeving.

Via Process Mining krijg je inzicht in welke procesversies het meest efficiënt zijn en welke variaties gehandhaafd moeten blijven. Dit stelt je in staat een bewuste balans te vinden tussen standaardisatie en differentiatie.

In sommige gevallen kan blijken dat wat eerst als inefficiëntie werd gezien, juist een waardevolle extra controle is die de kwaliteit verhoogt. In de manufacturingsector zien we bijvoorbeeld dat extra kwaliteitscontroles soms leiden tot significant minder productiefouten en lagere garantiekosten.

De menselijke factor: proceskennis behouden tijdens integratie

Zelfs de beste systeemintegratie faalt zonder effectief changemanagement. Het eerdergenoemde onderzoek waarover Newsweek publiceerde, toont aan dat een van de grootste oorzaken van mislukte fusies het vertrek van sleutelmedewerkers is, waardoor belangrijke proceskennis verloren gaat. Medewerkers die jarenlang met een bepaald systeem hebben gewerkt, nemen vaak waardevolle inzichten met zich mee als ze vertrekken.

Process Mining biedt hier een uniek voordeel: het legt processen objectief vast, onafhankelijk van individuele medewerkers. Dit vermindert het risico dat wordt genoemd in het Newsweek-onderzoek, waarbij bedrijven “een lege huls” overnemen omdat de belangrijkste werknemers vertrekken.

Door procesoptimalisatie vooraf krijg je niet alleen technisch inzicht, maar documenteer je ook hoe mensen daadwerkelijk werken. Dit stelt je in staat gerichte training en ondersteuning te bieden en proceskennis binnen de organisatie te houden.

Het Newsweek-onderzoek toont aan dat een groot deel van het implementatiesucces afhangt van menselijk gedrag en acceptatie. Door medewerkers vroeg te betrekken bij procesoptimalisatie, creëer je draagvlak voor de uiteindelijke systeemveranderingen.

Een gefaseerde aanpak voor succes

Op basis van jarenlange ervaring met ERP-integraties na fusies, adviseer ik een gefaseerde aanpak:

1. Voer een procesaudit uit met Process Mining om de huidige situatie objectief in kaart te brengen

2. Identificeer procesverbeteringen die direct geïmplementeerd kunnen worden, zelfs voordat systemen worden geïntegreerd

3. Harmoniseer datastructuren en -definities

4. Bepaal welke processen gestandaardiseerd worden en welke variaties behouden blijven

5. Implementeer systeemintegratie in fasen, beginnend met de minst complexe processen

Deze benadering beperkt risico’s, toont sneller resultaat en vergroot de kans op een succesvolle integratie aanzienlijk.

Begin vandaag met procesoptimalisatie

Als CFO sta je voor een complexe uitdaging na een fusie of overname. Door procesoptimalisatie als eerste stap te nemen, leg je een solide fundament voor een succesvolle ERP-integratie. Process Mining biedt hiervoor de objectieve inzichten die je nodig hebt.

Meer weten?

Wil je weten wat deze aanpak voor jouw specifieke situatie kan betekenen? Bij SIXO helpen we CFO’s om eerst grip te krijgen op hun processen, voordat ze grote investeringen doen in systemen. Neem vrijblijvend contact op voor een gesprek over de mogelijkheden van Process Mining bij jouw ERP-integratie. Omdat inzicht de eerste stap is naar succesvolle integratie.

Pieter den Hollander

[1] How to Succeed at M&A When Most Mergers Fail