Een eerste migratiecase uit de levensmiddelenindustrie

Pieter den Hollander 

Sinds de start van SIXo Solutions werk ik met organisaties in de foodindustrie die bezig zijn met systeemveranderingen en migraties. De meeste trajecten beginnen technisch. Nieuwe systemen worden gekozen, projecten worden ingericht en planning wordt strak gedefinieerd. Op papier ziet dat er vaak goed uit. In de praktijk ontstaat er vaak iets anders. 

Egg Sorting Factory Line

Een migratie die begon met een systeem, maar eindigde bij processen 

In een recente case werkte ik met een organisatie in de foodindustrie die midden in een ERP-migratie zat. Het nieuwe systeem was gekozen. De implementatie was gestart. En de verwachting was dat het vooral een technisch traject zou zijn. Maar al snel werd duidelijk dat de echte complexiteit ergens anders zat. Niet in het systeem zelf. Maar in de manier waarop werk in de organisatie daadwerkelijk werd uitgevoerd. 

De werkelijkheid bleek minder gestandaardiseerd dan gedacht 

Wat op papier als een gestandaardiseerd proces was beschreven, bleek in de praktijk veel variatie te kennen. 

• uitzonderingen die structureel waren geworden  

• handmatige stappen die nergens waren vastgelegd  

• lokale werkwijzen per afdeling  

• en veel impliciete kennis bij een klein aantal medewerkers  

Zolang het bestaande systeem bleef draaien, werkte dat redelijk goed. Maar bij migratie werd zichtbaar hoe sterk de organisatie leunde op die onzichtbare laag. 

De echte uitdaging zat niet in de migratie 

De grootste uitdaging was niet het nieuwe systeem. 

Het was het feit dat niemand nog volledig overzicht had van hoe het werk daadwerkelijk door de organisatie heen liep. En zonder dat overzicht wordt een migratie al snel een interpretatieproject. Iedereen vult de gaten anders in. 

Wat dit duidelijk maakte 

Deze case bevestigde iets wat ik steeds vaker zie: een systeemmigratie is zelden een IT-project. Het is een moment waarop de organisatie gedwongen wordt om te ontdekken hoe werk echt gebeurt. En dat beeld is vaak minder uniform dan gedacht. 

Wordt vervolgd.